Legacy-Systeme sind in vielen Unternehmen ein unvermeidbarer Bestandteil des Arbeitsalltags. Ob in der Verwaltung, im Vertrieb oder in spezialisierten Branchen wie Banking oder Versicherungen - diese Systeme wurden oft vor Jahrzehnten entwickelt, um spezifische Prozesse abzubilden. Doch mit den sich verändernden Anforderungen und Technologien geraten sie zunehmend an ihre Grenzen.

Die Diskussion um die Transformation von Legacy-Systemen dreht sich häufig um technische Hürden: veraltete Architekturen, Integrationsprobleme oder hohe Wartungskosten. Doch was dabei oft übersehen wird, ist der eigentliche Kern der Herausforderung: Die Frage, wie diese Systeme den Menschen dienen, die täglich mit ihnen arbeiten.

Ein rein technologiegetriebener Ansatz kann zwar technische Probleme lösen, greift aber zu kurz, wenn es darum geht, wirklich transformative Ergebnisse zu erzielen. Der Schlüssel liegt stattdessen in einem nutzerzentrierten Ansatz, der die Bedürfnisse von Menschen in den Mittelpunkt stellt und Legacy-Systeme in intuitive, effiziente digitale Werkzeuge verwandelt.

Vom technischen Fokus zu den Bedürfnissen der Nutzer:innen

Legacy-Systeme wurden häufig mit einem prozessorientierten Ansatz entworfen - mit dem Ziel, komplexe Abläufe abzubilden oder Daten effizient zu verwalten. Dabei standen die Nutzer:innen dieser Systeme, etwa Sachbearbeiter, Underwriter oder andere interne Teams, selten im Fokus.
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Ein nutzerzentrierter Ansatz setzt genau hier an: Er verschiebt die Perspektive von den technischen Einschränkungen eines Systems hin zu den Anforderungen und Erlebnissen der Menschen, die es benutzen.

Wie UX diesen Perspektivwechsel ermöglicht:

• Konkretisierung der Benutzer:innengruppe: Ordentliche "Personas" helfen dabei, die Nutzer:innen von Legacy-Systemen - seien es interne Teams oder externe Anwender:innen - zu verstehen und die Transformation auf ihre spezifischen Bedürfnisse auszurichten. Das macht die Diskussion greifbarer und fördert die Bereitschaft, nutzerzentrierte Entscheidungen zu treffen.
• UX Research: Durch Interviews und Beobachtungen können die echten Schmerzpunkte der Nutzer identifiziert werden – sei es die fehlende Intuitivität eines Systems, komplizierte Arbeitsabläufe oder redundante Aufgaben. Nutzerforschung stellt sicher, dass die Transformation nicht nur technische Schulden abbaut, sondern auch die alltägliche Arbeit erleichtert.
• Journey Mapping: Die Visualisierung von Nutzerreisen macht sichtbar, an welchen Stellen Legacy-Systeme ihre Anwender ausbremsen oder Dinge anbieten, die für die eigentliche Aufgabe gar nicht nützlich sind. Dieses Mapping rückt die Diskussion von abstrakten technischen Problemen hin zu konkreten Nutzererfahrungen und sorgt dafür, dass die richtigen Prioritäten gesetzt werden.

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Der Effekt: Dieser Perspektivwechsel verändert die Art, wie Unternehmen an die Transformation von Legacy-Systemen herangehen. Anstatt sich nur auf technische Herausforderungen zu konzentrieren, rückt der Fokus auf die Nutzererfahrung - und damit auf die Frage, wie das System seinen Zweck besser erfüllen kann.

Exkurs: Legacy-Systeme in der Versicherungsbranche

Ein besonders gutes Beispiel für die Herausforderungen und Chancen bei Legacy-Systemen findet sich in der Versicherungs- und Rückversicherungsbranche. Hier spielen interne Anwendungen, wie Tools für Underwriter:innen oder Schadensbearbeiter:innen, eine zentrale Rolle.

Diese Systeme sind oft hochspezialisiert und für spezifische Prozesse optimiert, die über Jahre hinweg gewachsen sind. Das Problem? Diese Anwendungen sind häufig kompliziert, schwer zu bedienen und nicht auf die heutigen Arbeitsanforderungen ausgelegt.

Ein nutzerzentrierter Ansatz bietet hier enorme Potenziale:

• Effizienzsteigerung für Underwriter: Durch die Optimierung von Benutzeroberflächen und die Automatisierung redundanter Aufgaben können Underwriter schneller Entscheidungen treffen und sich stärker auf das Wesentliche konzentrieren.
• Bessere Zusammenarbeit: Intuitive Systeme fördern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams, indem sie Daten einfacher zugänglich und Prozesse transparenter machen.
• Zufriedenere Mitarbeiter: Systeme, die sich an den Bedürfnissen der Nutzer orientieren, reduzieren Frustrationen und steigern die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter.

Die Versicherungsbranche zeigt deutlich, dass Legacy-Systeme mehr als nur technische Herausforderungen darstellen. Sie sind Werkzeuge, die - richtig "transformiert" - nicht nur Prozesse verbessern, sondern auch einen direkten Einfluss auf die Arbeitskultur haben können.

Warum UX der Schlüssel zur Transformation ist

Ein nutzerzentrierter Ansatz bei der Transformation von Legacy-Systemen ist kein „nice-to-have“, sondern eine Notwendigkeit. Moderne Technologie mag technische Hürden überwinden, aber ohne den Fokus auf die Menschen, die mit diesen Systemen arbeiten, bleibt das volle Potenzial ungenutzt.

UX ermöglicht es, Legacy-Systeme zu Plattformen zu machen, die nicht nur funktionieren, sondern die Arbeit erleichtern, Effizienz steigern und die Nutzerzufriedenheit erhöhen. Und das Beste: unter dem Strich spart das Geld, Zeit und Nerven im Projekt.

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(Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash)