Im Schnitt wird 15 % der Arbeitszeit für Meetings verwendet, so das Ergebnis einer Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company. Sehr viel Zeit also, die natürlich sinnvoll genutzt werden und gute Ergebnisse liefern sollte. Doch erleben wir leider allzu oft genau das Gegenteil. Meetings ziehen sich unnötig in die Länge, manche Teilnehmer sagen kein Wort, andere dominieren das ganze Meeting. Man hört sich gegenseitig nicht richtig zu. Aussagen werden abgeschwächt und verallgemeinert, um Konflikte zu vermeiden. Am Ende wird keine Entscheidung getroffen oder aber das Entschiedene wird nie in die Tat umgesetzt. Doch wie kommt es eigentlich dazu und vor allem, wie lässt es sich verhindern?

Effektive Meetings brauchen Vorbereitung

Mal eben schnell die Einladung zu einem Meeting in die große Runde geschickt, damit auch alle informiert und involviert sind. Das sind beste Voraussetzungen, dass das Meeting scheitert. Noch bevor die Einladungen rausgehen sollten einige Überlegungen getroffen werden.

Wer sollte alles eingeladen werden?

Da gilt die Faustregel, so viele wie nötig, so wenige wie möglich. Denn je mehr Teilnehmer, umso mehr Wortmeldungen, umso länger dauert das Meeting. Doch natürlich sollten alle dabei sein, die helfen können das Thema zu bearbeiten und voranzubringen. Anwesenheitspflicht gilt für jene, die am Ende zu entscheiden haben. Es ist daher sehr hilfreich, wenn in der Einladung vermerkt ist, für wen die Teilnahme wichtig und für wen sie optional ist.

Warum sollten die eingeladenen Personen teilnehmen?

Um diese Frage zu beantworten sollte bereits die Einladung zum Meeting dessen Ziel vorgeben und auch seine Bedeutung klar machen. Natürlich sollte das Ziel auch realistischer Weise im Meeting erreichbar sein.

Was genau passiert im Meeting?

Eine Agenda ist fast immer ein Muss um den Teilnehmern Orientierung zu geben. Und wenn es eine gibt, muss sie vorab an alle Teilnehmer kommuniziert werden, damit diese wissen was auf sie zukommt. Und natürlich sollten sie auch informiert werden, falls Maßnahmen von ihnen zur Vorbereitung erwartet werden.

Wie lange dauert das Meeting?

Die Agenda sollte nicht nur Hinweise darauf geben was im Meeting passieren wird, sondern auch darauf, wie viel Zeit für die Diskussion der einzelnen Punkte ist. Wichtig ist dabei immer etwas zusätzlichen Puffer einzuplanen um nicht in Stress zu geraten.

Dauert das Meeting mehr als zwei Stunden sollten Pausen eingeplant und auch in der Agenda festgehalten werden. So wird zum einen verhindert, dass hitzige Diskussionen im Meeting so sehr fesseln, dass Pausen vergessen werden und die Teilnehmer irgendwann völlig überanstrengt sind. Zum anderen helfen fest eingeplante Pausen die Teilnehmer während dem Meeting im Raum zu behalten, denn wenn sie wissen, dass ohnehin in Kürze eine Pause geplant ist, werden sie wahrscheinlich bis dahin warten können.

Strukturierte Meetings brauchen Leitung

Nach und nach, manche vor und manche nach der vorgegebenen Zeit, finden sich die Teilnehmer im Meetingraum ein. Und da ja offensichtlich noch nicht alle da sind, unterhält man sich natürlich über aktuelle Projekte, den geplanten Firmenausflug und den letzten Urlaub. So abgelenkt merkt keiner, wann denn nun tatsächlich alle Teilnehmer anwesend sind und so vergehen schnell mal 15 der kostbaren Meetingminuten bevor jemandem auffällt, dass man ja eigentlich mal loslegen könnte. Es ist daher wichtig, dass sich eine Person für das Meeting verantwortlich fühlt und dieses leitet. Diese Person muss wissen wer an dem Meeting teilnimmt und es anmoderieren sobald es losgehen kann. Sie ist für alles verantwortlich was den Prozess des Meetings, also z.B. die Einhaltung der Agenda und des Zeitplans, angeht. Ebenso sollte sie Zwischenschritte und Lösungsideen schriftlich festhalten.

Nicht zwangsläufig notwendig ist, dass diese Person die Rolle eines neutralen Moderators übernimmt. Das heißt sie kann genauso an Diskussionen teilnehmen und ihre Meinung äußern wie alle anderen Teilnehmer auch.

Doch wie lässt es sich nun verhindern, dass man sich während des Meetings verzettelt, Teilnehmer sich ausklinken weil sie mit dem Verlauf unzufrieden sind oder sich persönlich angegriffen fühlen? Eine Methode die hier helfen kann ist das „Störungen anmelden“. Hierfür wird lediglich eine rote Karte benötigt auf der „Störung“ steht und die für alle griffbereit ist. Alle Teilnehmer des Meetings sind nun zu jeder Zeit aufgefordert durch Hochheben der Karte eine Störung anzumelden wenn ihnen auffällt, dass irgendetwas im Meeting schief läuft. Eine Störung kann alles sein was verhindert, dass die Diskussion konstruktiv verläuft. Darunter fällt sowohl ein Abschweifen vom Thema, das Gefühl eine Pause zu brauchen oder auch das Gefühl mit einer Äußerung von jemandem nicht zurecht zu kommen. Störungen haben immer Vorrang und sollten beseitigt werden, damit das Meeting wieder konzentriert fortgeführt werden kann. Das kann mit unter etwas Zeit erfordern, doch lohnt es sich immer, da hinterher wieder alle Teilnehmer voll bei der Sache sind.

Fertig diskutiert, und nun?

Man hat sich auf drei Ergebnisse geeinigt, alle verlassen gut gestimmt das Meeting und in zwei Wochen frägt sich der erste, warum eigentlich noch nichts passiert ist. Und als er einen Kollegen darauf anspricht stellt sich heraus, dass dieser das Ergebnis des Meetings ganz anders in Erinnerung hat, sich aber auch schon wundert, warum das Ergebnis noch nicht umgesetzt wurde.

Auch dem kann die leitende Person noch im Meeting vorbeugen. Dazu sollte sie die Ergebnisse am Ende des Meetings schriftlich festhalten und noch einmal kurz mit allen durchsprechen. Nicht selten stellt man dabei fest, dass es doch noch Missverständnisse gab und kann diese gezielt ausräumen. Außerdem gibt das den Teilnehmern noch einmal die Gelegenheit die besprochenen Inhalte zu Durchdenken und gegebenenfalls noch einmal Einspruch einzulegen.

Hat man sich letztlich tatsächlich auf die Lösungen geeinigt, sollten noch konkrete Maßnahmen abgeleitet und Verantwortliche dafür festgehalten werden. So gehen die Teilnehmer nicht nur aus dem Meeting mit dem Wissen was nun beschlossen wurde, sondern auch wer sich um welchen Bereich der Realisierung kümmert.

Klingt eigentlich alles ganz einfach und doch vernachlässigen wir es im Arbeitsalltag allzu oft. Dabei bietet das Optimieren von Meetings riesige Chancen. Zum einen kann durch effektivere Meetings viel Arbeitszeit und damit auch viel Geld gespart werden. Zum anderen haben Mitarbeiter mehr Zeit sich um ihre anderen Aufgaben zu kümmern und sind daher weniger gestresst. Außerdem führen richtig durchgeführte Meetings nicht nur zu besseren Ergebnissen, sondern vermeiden auch jede Menge Frustration bei den Teilnehmern. Es wäre also im Sinne aller sich beim Planen und Durchführen von Meetings etwas mehr Mühe zu geben. Ich hoffe ein paar meiner Anregungen können euch dabei in Zukunft helfen.

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