Seit Mitte 2016 haben wir mit der coeno eine ganze Reihe an Innovations- und Ideation-Workshops durchgeführt.

Weniger weil wir uns das strategisch so überlegt hatten, sondern weil wir intern schon viel Erfahrung mit verschiedenen Kreativ- und Meeting-Methoden gesammelt haben und sich dann die Chance ergab, dieses methodische Wissen in der Zusammenarbeit mit einigen unserer langjährigen Kunden anzuwenden. Im Ergebnis hat uns diese Arbeit eine Menge Spaß gemacht und „ganz nebenbei” unseren Kunden geholfen, die bearbeiteten Themen auf die Straße zu bekommen.

Diese positive Erfahrung hat uns darin bestärkt die Durchführung von Workshops zukünftig als Teil unseres Leistungsangebots anzubieten und weiter auszubauen.

Was genau wurde denn in den Workshops bearbeitet?

Details kann ich natürlich nicht verraten, aber im Grunde ging es bei den meisten Workshops um ähnliche Fragestellungen: Wie können die Möglichkeiten, die die neuen Technologien eröffnen, sinnvoll und gewinnbringend in den Unternehmen unserer Kunden genutzt werden? Beispiele wären etwa die Themen Blockchains, Künstliche Intelligenz oder Augmented Reality. Hier geht es darum, zunächst ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und dann aus Kundensicht über mögliche Produkte und Services nachzudenken, um anschließend die notwendigen Voraussetzungen für die Erstellung von beispielsweise Prototypen oder Produktvisionen zu schaffen.

Wie geht die coeno dabei vor?

Wir bieten individuell auf den Kunden abgestimmte Workshops, greifen dabei aber auf einen gut gefüllten Werkzeugkasten mit verschiedenen Methoden zu, aus dem wir je nach Zielsetzung und Teilnehmerkreis ein passendes Programm zusammenstellen. Der oder die Workshops werden also thematisch, methodisch und strukturell von uns vorbereitet und dann auch durchgeführt. Der Kunde selbst stellt die Teilnehmer. Wir agieren als Moderator.

Wenn wir von technologiegetriebenen Innovations-Workshops sprechen, dann steht dort am Anfang meist das Aufzeigen von Möglichkeiten, die sich durch die Anwendung einer Technologie ergeben – egal, ob in der Branche des Kunden oder in einem ganz anderen Feld. Auch technische Hintergrundinformationen, das Ausprobieren der Technologie oder Erfahrungsberichte haben sich als sehr nützlich erwiesen.

Sind die Möglichkeiten einmal verstanden, kann ganz frei und maximal offen über neue Produkte und Services oder optimierte Prozesse nachgedacht werden. Da wird es dann sehr kreativ. In dieser Ideation-Phase geht es wirklich darum, den Horizont aufzumachen, die Schere aus dem Kopf zu bekommen und so viel „rumzuspinnen“ wie möglich.

Danach konsolidiert man die Ideen immer weiter, dampft sie ein und konkretisiert sie. Das kann soweit gehen, dass am Ende eines zwei- oder dreitägigen Workshops tatsächlich eine Liste mit User Stories für einen Prototypen entstanden ist, der dann in die Umsetzung geht.

Wenn es in der Ideation-Phase um Kreativität geht, dann macht man solche Workshops am besten mit Kreativen, oder?

Nein, ganz im Gegenteil. Je heterogener die Workshop-Teilnehmer sind, desto besser ist das unserer Erfahrung nach für das Ergebnis. Eine gute Mischung der Fähigkeiten, Stärken und Hierarchien der Teilnehmer führt dazu, dass die verschiedenen Sichtweisen immer wieder neue Impulse geben, sowohl in den initialen Workshops als auch später bei der Umsetzung.

Warum sollte man für diese Workshops jemanden von extern beauftragen?

Im Grunde können solche Workshops natürlich auch intern geplant und durchgeführt werden – wenn es denn methodisch kompetente Mitarbeiter im Unternehmen gibt. Doch die neutrale Strukturierung durch einen Dritten sorgt dafür, dass wirklich das Meiste aus den Workshop-Tagen herausgeholt wird. Wir als Agentur sind da Taktgeber, Ermutiger und manchmal auch Einbremser. Zum Beispiel wenn Gefahr droht, sich durch unternehmenspolitische Rahmenbedingungen einzuschränken oder sich in technischen Detaildiskussionen zu verlieren.

Außerdem haben wir mit unserem Hintergrund als User-Experience-Consultants immer den besonderen Blick für das, was der Nutzer oder die Kunden wollen. Das hilft dabei, die Ideation zu Produkten und Services kundenorientiert ablaufen zu lassen und nicht etwa rein auf die technische Machbarkeit bezogen. Es ist also die Mischung aus UX-Know-how, methodischer Kompetenz und inhaltlicher Neugier auf neue Themen, die uns hier als Partner auszeichnet.

Und wie steht es mit dem Zeitaufwand – sowohl für die Agentur als auch für den Kunden?

Wir als Agentur kümmern uns um die inhaltliche und zeitliche Planung, die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Zweitägige Ideation-Workshops haben sich als zeitliches Format bewährt. Wir sind in jedem Workshop mit zwei Personen vertreten, um einen sinnvollen Ablauf zu gewährleisten. Der Gesamtaufwand für uns liegt dann bei etwa 12 bis 15 Personentagen (PT) für einen zweitägigen Ideation-Workshop. Auf Kundenseite sollten idealerweise acht oder mehr Personen teilnehmen. In der Vorbereitung ist etwas Aufwand für die Abstimmung mit uns und die terminliche Koordination vorzusehen. Da wir die Nachbereitung – zum Beispiel in Form einer dokumentierenden Präsentation – übernehmen, fällt für den Kunden hier kein Aufwand an.

Da kommt ja doch etwas an Aufwand zusammen, lohnt sich das?

Auf jeden Fall. Nehmen wir einmal an, die Zielstellung eines Innovationsprojekts ist die Erstellung eines funktionalen Prototypen, damit mit dem Prototypen, aber auch auf dem Weg dorthin, möglichst viel über eine neue Technologie und den Umgang damit gelernt werden kann. Da sprechen wir schnell über zeitliche Aufwände jenseits der 100 PT.

Der initiale Aufwand von 30 PT – Agentur und Kunde zusammengenommen – wird im Laufe des Projekts locker wieder eingespart. Ganz einfach dadurch, dass alle Stakeholder von Anfang an mit an dem Prozess und der Ideenfindung beteiligt waren. Alle haben das gleiche Bild im Kopf. Es gibt keine Abzweigungen unterwegs, keine Notwendigkeit, sich im Laufe der Entwicklung gegenüber anderen zu rechtfertigen.

Dieser gemeinsame „Werkstolz“ hilft enorm und kann in Aufwand und Kosten gar nicht aufgewogen werden.

Was sind die wichtigsten Learnings im Bezug auf Innovations- und Ideation-Workshops?

Wenn Innovationsprojekte nicht technisch fokussiert durchgeführt werden, sondern interdisziplinär mit einem guten Anteil an „Design“-Know-how, dann werden diese Projekte erfolgreicher. Solch eine interdisziplinäre Zusammenarbeit muss gefördert werden. Initiale Ideation-Workshops sind ein sehr guter Weg, um genau das zu tun.